Компании переводят совместную работу в цифровые сервисы, но печать продолжает использоваться в малом, среднем и крупном бизнесе. Поэтому практическая задача состоит не просто в сокращении количества бумажных документов. Нужно определить, где печать нужна рабочему процессу, как контролировать затраты и какие требования предъявлять к оборудованию, расходным материалам и управлению заданиями.
В исходном обзоре эти вопросы рассматриваются через исследования Quocirca и ожидания участников рынка к 2025 году. Такие прогнозы нельзя принимать за подтверждённые результаты: они показывают направления интереса компаний на момент опросов. Для организации собственной печати полезнее разобрать стоящие за ними потребности.
Печать сохраняет значение, но её роль пересматривают
По приведённым в обзоре данным Quocirca, в 2024 году печать считали неотъемлемой частью бизнеса 48% респондентов, тогда как в 2019 году — 71%. Это изменение оценки значимости печати. Оно само по себе не показывает, насколько сократилось количество отпечатанных страниц или расходы на картриджи.
Исследование Print 2025 также выявило различие между взглядами ИТ-руководителей и офисных работников. Сохранения важной роли бумаги к 2025 году ожидали 65% представителей первой группы и 36% второй. Инвестиции в цифровые инструменты совместной работы считали приоритетными 45% ИТ-руководителей и 62% сотрудников.
Для планирования здесь важен разрыв ожиданий. Сотрудники и те, кто отвечает за инфраструктуру, могут по-разному оценивать один процесс. Поэтому решение о сохранении или изменении печати стоит начинать с разбора конкретных задач, а не с общего требования сократить бумажный документооборот.
Сначала процесс, затем оборудование и расходники
В обзоре 58% респондентов высказались за то, чтобы поставщик решений для печати стал стратегическим партнёром ИТ-службы и бизнес-подразделений. За этой формулировкой стоит понятная потребность: предложение должно учитывать задачи сотрудников, требования безопасности и возможности контроля.
На практике подготовку к закупке или пересмотру системы печати можно начать с короткого описания её использования:
- Какие документы печатают и для какой рабочей операции нужен бумажный экземпляр.
- Кто отправляет задания: сотрудники в офисе, удалённые работники или обе группы.
- Какие программы и устройства участвуют в подготовке и отправке документов.
- Какие требования к доступу и конфиденциальности необходимо соблюдать.
- Что требуется улучшить: контроль затрат, удобство работы, качество печати или организацию снабжения.
Ответы помогут сформулировать требования отдельно к управлению печатью и к расходным материалам. Картридж выбирают для определённого устройства и задачи; вопросы доступа к документам и взаимодействия с программами нужно рассматривать в рамках всей системы.
Облачное управление: интерес рынка и проверка применимости
Согласно исходному материалу, 73% респондентов ожидали увеличения использования облачного управления печатью к 2025 году. Четверть участников считали, что поставщикам следует инвестировать в облачную печать. Эти показатели описывают ожидания и предпочтения опрошенных, а не фактическую долю организаций, уже перешедших на такую модель.
Интерес к облачному управлению в обзоре связан с гибридной работой, мобильностью сотрудников и развитием цифровых инструментов. Одновременно отмечается внимание к киберрискам, безопасности мобильных устройств и конфиденциальности.
Перед выбором решения полезно описать предполагаемый сценарий: откуда сотрудник отправляет документ, с какого устройства и где получает отпечаток. Затем следует уточнить, поддерживает ли рассматриваемая система нужные программы и устройства, как организован доступ и какие возможности контроля предусмотрены. Не стоит считать эти свойства заданными только потому, что решение называется облачным.
Экологические цели должны быть измеримыми
В приведённом глобальном исследовании 52% опрошенных ИТ-руководителей назвали снижение воздействия на окружающую среду главным вопросом управления печатью, поставив его выше снижения затрат и безопасности. Ещё 57% респондентов ожидали от поставщиков ведущей роли в вопросах устойчивого развития к 2025 году. Переносить эти оценки на каждую российскую компанию без дополнительной проверки нельзя.
Практический вывод из обзора — оценивать экологические инициативы по измеримому результату. Общего заявления об экологичности недостаточно, чтобы сравнить два предложения. Нужно понимать, какое именно изменение предлагается, к чему оно относится и чем подтверждается его эффект.
Если компания включает экологические требования в закупку, стоит заранее определить предмет оценки: расход бумаги, упаковку или другие характеристики предложения. У поставщика следует запрашивать сведения именно по выбранному критерию. Заявление о программе производителя в целом не заменяет информации о конкретном расходном материале.
Как превратить тенденции в план действий
Пересмотр офисной печати удобнее проводить от задач к требованиям. Необязательно менять всё одновременно: сначала можно описать существующий порядок работы и выбрать проблему, результат решения которой получится проверить.
- Составьте перечень процессов с бумажными документами. Для каждого укажите, зачем нужен отпечаток и кто им пользуется.
- Сопоставьте ожидания сотрудников и ИТ-службы. Зафиксируйте требования к удобству, доступу и контролю.
- Определите критерий результата. Например, если цель — контроль затрат, заранее решите, какие расходы будут учитываться при сравнении.
- Подготовьте требования к цифровой интеграции. Перечислите используемые программы, смартфоны и планшеты, если печать с них действительно нужна.
- Отдельно сформулируйте запрос на расходники. Укажите точную модель устройства, маркировку используемого материала и тип искомого товара.
Такой порядок помогает связать закупку с реальной потребностью. Прогноз роста облачной печати не обязывает компанию переходить в облако, а внимание к экологичности не заменяет проверки конкретных характеристик. Основанием для решения остаются требования рабочего процесса и сведения о предлагаемом решении.
Подбор расходных материалов в Инк.Маркет
Для запроса на подбор подготовьте модель принтера или МФУ, артикул текущего расходника, если он известен, и укажите, что требуется: картридж, тонер, чернила или отдельная комплектующая. Передать эти данные в Инк.Маркет можно через форму запроса цены.