Советы постороннего - выбор копировального аппарата

Если Вы собираетесь покупать копировальный аппарат, то не бросайтесь сразу на звучные названия типа Xerox, Canon, Ricoh, а для начала задайте себе следующие вопросы.

1. Сколько копий и какого формата (только А4 или еще и А3) Вы рассчитываете делать в месяц?
От этого будет зависеть не только цена аппарата: если Вы, решив сэкономить, остановитесь только на формате А4, то надо учитывать, что Вам не удастся найти копир с производительностью более 13-15 копий/мин; и большого выбора дополнительных устройств (об этом в следующем абзаце) к такому аппарату, скорее всего, не будет. Да и делать по 10-15 тысяч копий в месяц, особенно в гарантийный период, у Вас вряд ли получится: есть такое понятие, как рекомендуемая изготовителем месячная наработка, и регулярно превышать ее - верный путь к лишению гарантии в начале эксплуатации, а также к быстрому износу аппарата и, как следствие, к большим расходам на ремонт. Поэтому Вам придется выбирать более производительный аппарат, соответствующий Вашим потребностям в копировании; а такие аппараты обычно имеют максимальный формат А3.
Кстати, выбирать аппарат желательно с рекомендуемой наработкой хотя бы на 10-15% (а лучше – на 30-50%) выше Ваших нынешних ежемесячных потребностей, ведь завтра Ваши запросы могут и возрасти. Не экономьте – по статистике примерно 2/3 всех расходов на эксплуатацию копировальной техники приходятся на расходные материалы и сервисное обслуживание, и только треть - на стоимость собственно аппарата.
Еще одно замечание: рекомендуемая месячная наработка в N тысяч копий подразумевает, конечно же, что это количество копий будет изготавливаться не за 1-2-3 дня, а равномерно в течение месяца. Некоторые производители указывают еще и максимальную месячную наработку; но не следует рассчитывать на долгую беспроблемную работу копира, если постоянно загружать его по максимуму.

2. Нужны ли Вам в составе аппарата такие устройства, как дуплекс (модуль двустороннего копирования), автоподатчик оригиналов и сортер? Устроит ли Вас емкость штатного лотка (или лотков) подачи бумаги или ее лучше увеличить?
Эти и другие приятные и полезные дополнения могут удвоить базовую цену копира; готовы ли Вы к этому? И еще: если сегодня Ваш бюджет ограничен, но впоследствии Вы все же планируете доукомплектовать аппарат какими-то из перечисленных опций, имейте в виду, что не все модели позволят Вам сделать это, ведь конструкция некоторых аппаратов может просто не предусматривать установку, например, дуплекса (а некоторые копиры, наоборот, выпускаются только с дуплексом).

3. Хотите ли Вы иметь "в одном флаконе" копир, принтер и, возможно, факс со сканером, или же Вам нужно только делать копии?
От этого зависит, какой аппарат Вам следует выбирать - цифровой или аналоговый.
Практически во всех копировальных аппаратах (здесь мы не рассматриваем дупликаторы и некоторые другие машины) образ оригинала формируется на фотобарабане и затем переносится на бумажный лист. Но по способу такого формирования они разделяются на аналоговые и цифровые.
В аналоговых копирах этот образ создается средствами оптики (ламп, линз и зеркал); этими же средствами производится и редактирование изображения (масштабирование, стирание кромок или частей изображения). Электроника нужна только для управления процессом копирования. Характерная особенность аналоговых аппаратов – для снятия N копий с одного оригинала нужно сделать N сканирований. Разрешение при копировании обычно не превышает 400 dpi (точек на дюйм), чего вполне достаточно для снятия копий с текстовых документов, а вот для изображений этого бывает маловато, тем более что аналоговые копиры передают не слишком большое количество градаций серого. Производство аналоговых аппаратов, способных только копировать, в настоящее время сильно сократилось, хотя некоторые производители пока не собираются прекращать их выпуск.
Цифровые же машины, которые появились относительно недавно, по существу представляют собой электронный сканер (ставший уже привычным в офисах и даже дома) и лазерный принтер (как правило; но есть цифровые копиры и со струйной печатью), объединенные в одном корпусе. После сканирования образ оригинала преобразуется в электронный цифровой вид, запоминается, обрабатывается (если нужно) и формируется на барабане с помощью лазерного луча. Такой метод позволяет, во-первых, ограничиться одним сканированием для снятия любого количества копий с одного оригинала (так называемая функция SOPM – "Scan Once Print Many" или "Одно сканирование – много копий"; обратите внимание, что SOPM реализована НЕ ВО ВСЕХ цифровых копирах); во-вторых, повысить разрешение (до 600 и более dpi) и количество градаций серого (что повышает качество копий, снятых с фотоизображений); в третьих, дает больше возможностей для редактирования и проч. (в частности, позволяет порой отказаться от дорогих, громоздких и не всегда надежных механических сортеров – сортировка копий производится средствами электроники).
Цифровой копир может печатать файлы с компьютера, рассылать факсы, сканировать изображения (почти всегда – в черно-белом режиме или в градациях серого; хотя есть аппараты, позволяющие делать черно-белые копии, а сканировать и в цвете) для последующей их передачи в компьютер; он может работать в локальной сети; но обычно для реализации этих полезных функций нужно приобрести дополнительные модули, весьма и весьма недешевые (порой отдельный лазерный принтер, рассчитанный на обслуживание небольшой рабочей группы, дешевле, чем соответствующий модуль для цифрового копира); некоторые модели не имеют возможности upgrade до сканера и факса или даже до принтера: встречаются цифровики, способные копировать - и только; такое делается для уменьшения цены.

Ответив самому себе на эти вопросы, можно переходить к выбору модели.

Если в Вашей организации нет своей сервисной службы, выбор стоит начать с поиска поставщика, способного не просто продать копировальный аппарат, но и обеспечить Вас расходными материалами, ЗИПом и качественным сервисом, с которым Вы будете тесно общаться хотя бы в течение гарантийного срока. Что толку в какой-либо понравившейся Вам модели, если в Вашем городе нет для нее ни расходных материалов, ни - главное - специалистов, способных быстро восстановить аппарат в случае поломки!
Поэтому постарайтесь узнать у знакомых, какую фирму (или фирмы) они могут порекомендовать как надежного поставщика и партнера.

Итак, Вы пришли к потенциальному поставщику и рассказали ему о том, какой копир Вам нужен; а менеджер предлагает на выбор несколько моделей, отвечающих Вашим требованиям. Не бросайтесь сразу на самый дешевый из предложенных аппаратов: прежде всего надо подсчитать стоимость владения. В нее, помимо стоимости самого аппарата и тонера (по которому лукавые продавцы часто считают себестоимость копии), входит еще и цена ряда комплектующих, которые фирма-изготовитель рекомендует заменять после определенного количества сделанных копий, и которые перечислены в так называемом “списке PM” (читается “пи-эм” – от английского “Preventive Maintenance list”): это и фотобарабан с лезвием его очистки (ракелем), и различные валы, ролики и фильтры, и носитель (девелопер, стартер), если аппарат двухкомпонентный. Поэтому не удовлетворяйтесь заявлением менеджера о том, что "себестоимость копии на этой модели составляет ... центов", а потребуйте список PM, прайс-лист на входящие в него компоненты, узнайте расчетный ресурс аппарата в тысячах копий (эта цифра обычно дается производителем) и сами подсчитайте стоимость владения для каждого из предложенных Вам копиров (стоимость самого аппарата, тубы тонера и каждой детали из списка PM делим на их ресурс, выраженный в копиях; полученные числа суммируем – получится себестоимость копии; а стоимость владения – это сумма цены самого аппарата и всех расходных и комплектующих, которые придется покупать за расчетный срок его службы).
Желательно, чтобы предоставленные Вам продавцом цифры подтверждались документами (например, соответствующими страницами сервисного руководства).

Конечно, если для обслуживания аппарата Вы будете приглашать специалиста со стороны, то полученная цифра увеличится; в ней также не учитывается стоимость потребляемой электроэнергии и, конечно, бумаги; но эти цифры для аппаратов одного класса примерно одинаковы, и для выбора модели такая оценка вполне приемлема.

Еще один тезис, который Вы можете услышать: "в списке PM для ресурса барабана (вала и т.п.) указана цифра Х тысяч копий, а реально он прослужит и в два раза больше" (либо "этот аппарат проработает втрое дольше, чем заявил производитель"). К такому заявлению следует прислушаться, но не учитывать его при подсчете стоимости владения: если прослужит больше - хорошо, Вам повезло; а если нет?! Лучше поинтересоваться у менеджера и, конечно, у знакомых статистикой отказов на предложенные Вам модели; слова менеджера по этому поводу зачастую тоже достойны внимания – ведь гарантийное обслуживание неудачной с точки зрения надежности модели лежит на его фирме.

Несколько дополнительных соображений.

Часто в прайсах на копировальную технику указана цена базовой комплектации; поинтересуйтесь, что в нее входит, а что надо оплачивать дополнительно. Часто в базовую цену не входит пусковой комплект (тонер и носитель), иногда - крышка стекла оригиналов (если есть выбор между автоподатчиком и простой крышкой). Порой для установки дополнительных устройств (сортера, автоподатчика и т.д.) нужно приобрести некие специальные модули (адаптеры, блоки расширения памяти в цифровых копирах и т.п.) – не забудьте спросить об этом. Узнайте, входят ли в цену доставка и пусконаладочные работы (последние обычно входят).

Про гарантию: для копиров, как и для автомобилей, очень часто гарантийный срок определяется двумя цифрами: временем (месяцами, годами) и "пробегом" (в тысячах копий) - что раньше наступит. Обязательно узнайте величину рекомендуемой изготовителем месячной наработки и поинтересуйтесь, будет ли сервисная служба поставщика возражать против ее превышения в гарантийный период (а "возражения" могут быть вплоть до снятия с гарантии), а также что именно входит в гарантийное обслуживание (профилактические работы и замена перечисленных в списке PM деталей по истечении указанного для них изготовителем периода обычно оплачиваются отдельно; а вот если какой-нибудь вал "умрет" до этого срока - придется ли Вам оплачивать его замену?).

Отдельно поговорим о профилактическом обслуживании: все считают нормальным требование производителей автомобилей проводить платное техобслуживание через определеный пробег - иначе владелец атомобиля лишается гарантии. Но вот к копирам отношение почему-то другое: многие думают, что в гарантийный период профилактическое техобслуживание аппарата - это забота сервисной службы продавца. Совершенно верно; вот только услуга эта, как правило, платная: Вам нужно заключить договор на обслуживание. Много денег с Вас за это не возьмут; но, имея на руках такой договор, Вы полностью складываете с себя ответственность за состояние аппарата (за исключением случаев поломки по вине Ваших сотрудников).

Узнайте еще, как гарантийный сервис отнесется к тому, что какая-то деталь, выработавшая ресурс по PM, продолжает нормально работать (как часто и бывает) - заставят ли Вас под угрозой снятия с гарантии оплатить ее замену или подождут до того момента, когда этого потребует ее реальное состояние. Наконец, поинтересуйтесь, будет ли согласен поставщик на применение "давальческого сырья" - расходных материалов, приобретенных на стороне (вполне возможно, что Вы найдете фирму, у которой цены на расходку будут ниже). Да и вообще, неплохо узнать заранее, легко ли купить расходные и ЗИП к выбранному аппарату в других доступных Вам фирмах - а вдруг завтра Вы уже не отыщете того любезного продавца, который столь красноречиво уговаривал Вас купить эту модель сегодня!

Еще одна сторона вопроса о расходных материалах: некоторые поставщики предлагают копировальные аппараты по очень привлекательным ценам, но требуют в гарантийный период покупать всю расходку только у них (сами понимаете, по какой цене). Мотивируется это тем, что владелец аппарата (т.е. Вы) может купить неоригинальные тонер, девелопер, барабан и т.п. Использование неоригинальных (или совместимых) расходных материалов - это отдельный вопрос; они, конечно, дешевле оригинальных, но всегда их покупают на свой страх и риск, и гарантийный сервис имеет полное право снять с себя ответственность за работу аппарата и качество копии (почему кто-то должен отдуваться за Вашу экономию?!). С другой стороны, если у Вас есть возможность покупать именно оригинальные расходные материалы по более низким ценам, то почему Вы должны кому-то переплачивать?

Немного о бумаге. Никогда не экономьте на ней; хорошая бумага - залог долгой жизни Вашего копира и путь к уменьшению числа неприятностей, связанных с его поломкой. Не всякая бумага, на упаковке которой написано "80 г/кв.м" и "Для использования в копировальных аппаратах и лазерных принтерах", одинаково хороша. Узнайте у поставщика Вашего аппарата, какие марки бумаги он рекомендует, чтобы в будущем не дать ему возможности заявить, например: "Фотобарабан вышел из строя раньше времени из-за использования некачественной бумаги".
Если же Ваш аппарат не имеет дуплекса (или возможности его установки), то прижимной вал печки (фьюзера) в таких аппаратах имеет меньшую стойкость к налипанию тонера, чем у копиров с дуплексом, поэтому старайтесь делать двусторонние копии только при необходимости, а не для экономии бумаги; тем самым Вы сэкономите значительно больше на ремонте фьюзера.

Конечно, эти вопросы нужно выяснить до покупки.

Последнее: в случаях каких-то конфликтов с поставщиком не пытайтесь апеллировать к "Закону о правах потребителя" – этим Вы лишь покажете свою полную юридическую неграмотность. Во-первых, потребителем этот Закон считает лишь частное лицо; во-вторых, приобретенный товар не может использоваться этим лицом для нужд предпринимательства; наконец, определяемое Законом право потребителя на возврат или обмен не распространяется на ряд сложных технических товаров, для которых установлен гарантийный срок – в частности, на вычислительную и копировально-множительную технику.