Компания, у которой в офисе стоит десяток принтеров разных производителей, рано или поздно сталкивается с одной и той же картиной: тонер в одном аппарате заканчивается внезапно, счета за расходники не складываются в понятную сумму, а IT-отдел тратит время не на профильные задачи, а на поиск совместимого картриджа для очередной модели. Managed Print Services (MPS) — управляемые услуги печати — появились как ответ именно на эту проблему.
Что такое MPS
MPS — это передача управления парком принтеров, МФУ и копиров стороннему провайдеру: он следит за уровнем расходных материалов, организует обслуживание оборудования, считает объём печати и выставляет счета по заранее оговорённой модели. Вместо того чтобы самостоятельно закупать принтеры и вручную отслеживать каждый картридж, компания получает единую точку ответственности за весь парк устройств.
Из чего складывается работа с MPS-провайдером
Внедрение обычно проходит в четыре этапа.
- Аудит. Провайдер фиксирует, сколько принтеров в парке, каких они брендов, какая нагрузка приходится на каждый аппарат и сколько компания реально тратит на печать.
- Оптимизация парка. На основе аудита устройства объединяют, заменяют или перераспределяют по фактической нагрузке, а не по решениям о закупке, принятым несколько лет назад.
- Мониторинг. Уровень тонера и чернил, состояние оборудования и счётчики страниц отслеживаются программой в режиме реального времени — без ручного обхода принтеров.
- Отчётность и расчёт стоимости. Компания видит стоимость печати по устройствам и подразделениям, оплата идёт по условиям договора.
Основную работу на этапе мониторинга выполняет программное обеспечение — и от того, какое именно, зависит, насколько удобно будет работать с парком смешанных брендов.
Модели оплаты
| Модель | Как работает | Кому подходит |
|---|---|---|
| Cost-Per-Page | Фиксированная цена за напечатанную страницу, отдельно для монохромной и цветной печати; может включать оборудование, расходники и сервис | Компаниям, которым важна предсказуемая зависимость расходов от объёма печати |
| Только расходные материалы | Клиент оплачивает картриджи, а оборудование и сервис обслуживает самостоятельно | Компаниям с собственными IT- и сервисными ресурсами |
| Только сервис | Фиксированная плата покрывает обслуживание и поддержку, расходники клиент закупает отдельно | Организациям с уже действующими договорами на поставку расходников |
| Оплата за устройство | Фиксированная ежемесячная плата за принтер; может включать аренду, расходники и обслуживание | Компаниям со стабильным количеством устройств |
Для среднего и крупного бизнеса чаще выбирают Cost-Per-Page — стоимость там напрямую привязана к фактическому объёму печати, а не к предварительным оценкам. Какая модель окажется удобнее, зависит от того, насколько централизованно уже устроена печать в компании.
ПО для управления устройствами и ПО для управления печатью — не одно и то же
Здесь часто возникает путаница: под MPS может пониматься разное программное обеспечение.
Device Management Software (DMS) следит за парком: уровень расходников, состояние устройств и предупреждения, счётчики страниц, данные для выставления счетов. Поведение пользователей при печати такая программа не контролирует. DMS чаще используют дилеры и реселлеры, которые удалённо обслуживают парки своих клиентов.
Print Management Software (PMS) включает функции DMS и добавляет управление самим процессом печати: контроль доступа, Follow-Me Printing, лимиты, правила печати, распределение расходов между подразделениями. Это инструмент корпоративных IT-команд, которым важно контролировать, кто, что и сколько печатает внутри одной организации.
Если задача — корректно вести учёт расходников и выставлять счета нескольким клиентам, нужен DMS. Если нужно управлять печатью внутри одной компании — PMS или сочетание обоих решений.
Почему смешанный парк устройств — отдельная проблема
Многие производители предлагают собственное ПО для управления печатью, но оно рассчитано в первую очередь на технику этого же бренда. В реальном офисе принтеры обычно закупались в разные годы и у разных поставщиков — HP, Canon, Epson, Brother, Kyocera и другие модели могут стоять в одной сети одновременно.
Для дилера или реселлера, который обслуживает парки нескольких клиентов, это оборачивается необходимостью держать отдельный логин для каждого бренда, разбираться в разных форматах отчётов и вести разный учёт по каждой платформе. Такая схема плохо масштабируется по мере роста числа клиентов и устройств.
Решение — система, изначально спроектированная как мультибрендовая: она работает с любыми устройствами по стандартным сетевым протоколам (SNMP для сетевых устройств, PJL для USB), а не через фирменный интерфейс одного производителя. Тогда парк из разных брендов виден в одном окне, с единой отчётностью и общим API для интеграции с учётной системой.
На что смотреть при выборе системы для парка разных брендов
- поддержка стандартных протоколов (SNMP, PJL), а не только фирменного стека одного производителя;
- автоматическое обнаружение устройств в сети — без ручного добавления каждого принтера;
- мониторинг остатка тонера и чернил в реальном времени с настраиваемыми порогами по каждому устройству — по проценту ресурса или по прогнозу дней до окончания;
- контроль нецелевого использования — например, слишком раннюю замену картриджа или его перенос на другое устройство;
- единая отчётность по всем клиентам и брендам вместо набора разрозненных отчётов;
- API для выгрузки данных в ERP или складскую систему;
- минимальные требования к инфраструктуре на стороне клиента — лёгкий агент в сети без установки дополнительного ПО на стороне дилера.
Отдельно стоит смотреть, какие данные система собирает. Для задач MPS достаточно параметров устройства — модели, серийного номера, уровня расходников, счётчиков и уведомлений; сведения о пользователях или содержимом документов для этой задачи не нужны, и их отсутствие в системе снижает риски для компаний с повышенными требованиями к конфиденциальности.
Стоит ли переходить на MPS
Для среднего и крупного парка устройств переход на управляемую модель печати обычно окупается тремя вещами: IT-отдел и офисные сотрудники перестают вручную заказывать картриджи и решать проблемы с принтерами; оплата за страницу делает расходы на печать предсказуемыми и понятными; мониторинг расходников снижает две типичные причины потерь — закупку лишних картриджей и их преждевременную замену.
Для дилеров и реселлеров MPS даёт ещё и другую бизнес-модель: вместо разовой продажи оборудования или расходников — регулярный контракт и долгосрочные отношения с клиентом, что устойчивее в условиях давления на маржинальность расходных материалов.
Подбор расходников для вашего парка
Если в парке — техника нескольких брендов и вопрос упирается не только в ПО для мониторинга, но и в сами тонер-картриджи и чернила для разных моделей, поможем подобрать совместимые расходники под конкретные принтеры. Оставьте запрос через форму подбора цены — уточним модели устройств и подберём подходящие варианты.