При организации офисной печати приходится решать несколько задач одновременно: обеспечивать сотрудников документами, контролировать расход материалов, обслуживать оборудование и защищать информацию. Выбор картриджа — часть этой работы, но сам по себе он не решает вопросы управления всем парком принтеров.
В прогнозах развития печати на 2025 год выделяли шесть направлений: экологичность, применение искусственного интеллекта, облачные сервисы, безопасность, комплексное обслуживание и цифровой документооборот. Эти направления удобно рассматривать как список вопросов для проверки собственной системы печати. Какие процессы стоит автоматизировать? Что учитывать при закупке расходников? Где заканчиваются возможности устройства и начинается ответственность компании?
1. Экологичность: учитывать весь цикл использования картриджа
Экологический подход к печати связан не только с сокращением количества бумажных документов. В исходных отраслевых прогнозах заметное место занимали повторное использование расходников, восстановление картриджей и организация переработки отходов.
Для пользователя здесь важен практический вопрос: что произойдёт с картриджем после окончания тонера или чернил? Возможность повторного использования стоит рассматривать ещё при выборе оборудования и расходных материалов, а порядок передачи отработанных изделий — включать в процесс обслуживания.
Заправку и восстановление полезно обсуждать отдельно. При заказе услуги нужно уточнить, предполагается ли только пополнение расходного материала или также работа с состоянием картриджа. Для лазерной печати речь идёт о засыпке тонера — порошка. Для струйной печати используют чернила.
- Выясните, предусмотрено ли повторное использование выбранного картриджа.
- Уточните состав работ по его обслуживанию и восстановлению.
- Определите, кто собирает отработанные расходники и куда их передают дальше.
Упоминания зарубежных экологических инициатив в прогнозах не стоит автоматически переносить на собственные закупки. Для рабочего решения важны конкретные условия обслуживания и обращения с отходами, а не общее обозначение «экологичный».
2. Искусственный интеллект: оценивать конкретную функцию
Одно из направлений применения ИИ в печатной инфраструктуре — обработка документов при переходе от бумаги к цифровым данным. В исходном материале приведены примеры функций МФУ: подготовка краткого содержания, преобразование рукописных заметок и редактирование конфиденциального контента. Также рассматривается использование данных о работе устройств для оптимизации настроек.
Для закупки полезнее сформулировать задачу, чем ориентироваться на саму отметку об ИИ. Например, сотрудникам может быть нужна обработка отсканированных записей или сокращение ручных действий с документами. Наличие нужной функции следует выяснять для конкретного решения: перечень возможностей из отраслевого обзора не является характеристикой любого МФУ.
Практический подход — выбрать типовой документ, определить ожидаемый результат и проверить его в рабочем сценарии. Отдельно стоит выяснить, где обрабатываются данные и кто получает к ним доступ. Такие вопросы связывают автоматизацию с требованиями к безопасности.
3. Облачная печать: продумать путь документа
Облачное управление печатью в прогнозах связано с удалённой и гибридной работой. Его задача — дать пользователям возможность отправлять документы на печать с разных устройств без обязательного прямого подключения к определённому принтеру.
Но формулировка «печатать из любого места» ещё не описывает готовый рабочий процесс. Перед внедрением нужно определить, кто отправляет задание, на каком устройстве оно должно выполняться и кто забирает бумажный экземпляр. Иначе удобство отправки документа останется отдельной функцией без понятного порядка использования.
- Опишите сценарии для сотрудников в офисе и вне его.
- Проверьте, какие устройства и способы подключения поддерживает выбранное решение.
- Уточните правила доступа к заданиям и обработки документов.
- Назначьте ответственного за настройку и поддержку сервиса.
4. Безопасность: проверять весь процесс печати
В отраслевом материале безопасность выделена как самостоятельное направление. Причина понятна: печатная инфраструктура участвует в работе с корпоративными документами, включая конфиденциальную информацию. Поэтому её защиту следует обсуждать вместе с остальными цифровыми процессами.
Полезно проследить путь одного документа: от отправки задания до получения готовых листов. На каждом этапе нужно установить, кто имеет доступ к информации и какие действия разрешены. Такой разбор помогает сформулировать требования к оборудованию, облачному сервису или подрядчику по обслуживанию.
Перед выбором решения составьте перечень необходимых средств защиты и попросите поставщика подтвердить их наличие. Если обслуживание передаётся внешней организации, отдельно зафиксируйте её полномочия и ответственность. Общее обещание безопасной печати не заменяет описания конкретных функций и правил доступа.
5. MPS: согласовать состав услуги
MPS — комплексное управление печатью. В описанном подходе поставщик помогает следить за парком устройств, организовывать обслуживание, контролировать использование печати и планировать обновление оборудования. Цель такого формата — сделать процессы более управляемыми и сократить лишние затраты и отходы.
Оценивать предложение стоит по составу работ. Нужно понимать, какие устройства охватывает договор, как отслеживается потребность в расходниках, кто отвечает за неисправности и какую информацию получает заказчик. Если в услугу включена защита данных, её содержание также следует раскрыть отдельно.
- Составьте перечень оборудования, которое требуется обслуживать.
- Согласуйте порядок поставки и замены расходников.
- Определите, какие сведения о печати и состоянии устройств нужны для контроля.
- Уточните порядок действий при обновлении парка.
Сравнивать самостоятельное обслуживание и MPS имеет смысл на одинаковом наборе задач. Иначе под одним названием могут рассматриваться предложения с разным объёмом ответственности.
6. Цифровой документооборот: сначала определить, что нужно печатать
Цифровая трансформация в исходном материале включает автоматизацию обработки и хранения документов, системы управления документами и облачные хранилища. Для организации печати это повод проверить, в каких процессах действительно требуется бумажный экземпляр.
Начните с повторяющихся операций. Какие документы печатают регулярно? Для чего используют полученные листы? Где затем хранят информацию? Ответы помогут отделить необходимые операции от тех, которые стоит пересмотреть при переходе к цифровому процессу.
После этого проще сформулировать требования к парку техники и его обслуживанию. Обсуждать автоматизацию, безопасность и закупку расходников лучше на основе одного описания рабочих задач, чтобы решения поддерживали общий процесс.
С чего начать на практике
Необязательно внедрять все шесть направлений одновременно. Сначала соберите сведения об устройствах и используемых расходниках, опишите основные сценарии печати и выберите проблему, которую требуется решить. Затем задайте критерий результата: понятный порядок обслуживания, нужная функция обработки документов или согласованные правила доступа.
Любое предложение проверяйте на соответствие этой задаче. Возможности ИИ, облачного сервиса, восстановления картриджей и комплексного обслуживания требуют уточнения применительно к выбранному оборудованию и условиям работы.
Подбор расходников в Инк.Маркет
Для подбора подготовьте точную модель принтера или МФУ и маркировку используемого расходника. Укажите, что требуется: картридж, тонер, чернила или отдельный компонент. Передать эти сведения в Инк.Маркет можно через форму запроса цены.