Цена картриджа сама по себе не показывает, во сколько обходится печать документов. К расходам на тонер или чернила добавляются бумага, обслуживание техники, электроэнергия и работа сотрудников. Если учитывать только закупку расходников, бюджет на печать будет выглядеть меньше, чем он есть на самом деле.
Для расчёта полезно разделить два показателя: затраты на расходные материалы в пересчёте на страницу и полную стоимость страницы. Первый помогает сравнивать варианты расходников, второй — оценивать эксплуатацию оборудования в целом. Главное — использовать одинаковые условия сравнения и не учитывать один расход дважды.
Сначала определите, что и за какой период считаете
Выберите период, за который можно собрать расходы и объём печати. Все составляющие расчёта должны относиться к нему: нельзя делить годовые затраты на сервис на месячное количество страниц.
Заранее договоритесь, что считать страницей. Для такого расчёта удобно считать страницей одну отпечатанную сторону листа. Тогда при двусторонней печати один лист содержит две страницы. Это различие важно для учёта бумаги: количество отпечатанных страниц и количество использованных листов не всегда совпадают.
- Зафиксируйте объём печати по устройствам за выбранный период.
- Уточните, какие документы печатаются: текстовые, с изображениями, цветные или чёрно-белые.
- Соберите сведения о расходниках, бумаге, сервисе и ремонтах.
- Отдельно отметьте расходы, которые пока известны лишь приблизительно.
Если задача — оценить стоимость полезного результата, перепечатки следует учитывать в расходах, а делить их на количество пригодных документов. Если задача — оценить эксплуатационные затраты на каждый отпечаток, в объём включают и неудачные страницы. Эти показатели отвечают на разные вопросы, поэтому смешивать их при сравнении не стоит.
Рассчитайте расходники на страницу
Базовая формула проста: стоимость картриджа разделить на его ресурс в страницах. Результат показывает только долю картриджа в расходах на один отпечаток. Бумага, сервис и остальные статьи в эту формулу не входят.
Заявленный ресурс подходит для предварительной оценки, но фактический расход тонера или чернил зависит от содержания документов. Страницы с разным заполнением нельзя считать одинаковой нагрузкой на расходные материалы. Поэтому расчёт по заявленному ресурсу следует воспринимать как ориентир, а после эксплуатации уточнять по собственным данным.
Для этого фиксируйте установку и замену картриджа вместе с показаниями счётчика страниц. Полученный фактический ресурс полезно сопоставлять с типом документов за этот период. Если характер печати изменился, прежний результат может оказаться неподходящим для нового прогноза.
Не путайте закупку с использованием. Картриджи, приобретённые в запас, влияют на бюджет закупок, но ещё не израсходованы на напечатанные документы. Для оценки себестоимости важно последовательно применять один способ учёта, иначе месяц пополнения склада будет выглядеть необоснованно дорогим.
Бумагу считайте по листам
Расходы на бумагу определяются её стоимостью и количеством использованных листов. Для односторонней и двусторонней печати связь между листами и страницами различается, поэтому переносить расход бумаги из одного режима в другой без пересчёта нельзя.
Двусторонняя печать позволяет сократить потребление бумаги там, где это допускают требования к документам. Однако она не отменяет расход тонера или чернил на вторую сторону. В расчёте экономия бумаги должна оставаться отдельной статьёй.
- Учитывайте фактически использованные листы, включая испорченные и ушедшие на перепечатку.
- Проверяйте, для каких документов допустим двусторонний режим.
- Подбирайте бумагу под задачи печати, а не только по закупочной стоимости.
Добавьте обслуживание и ремонт
Работа принтера требует не только замены картриджей. В расходы могут входить фотобарабаны, обслуживание печки и других сервисных узлов, профилактика и ремонт. Если исключить эти статьи, сравнение устройств будет неполным.
Сервисные расходы за выбранный период распределите на объём печати за тот же период. При сравнении учитывайте, какие работы вошли в сумму: результат за период без ремонтов и результат за период с заменой узлов нельзя без пояснений считать равнозначными характеристиками оборудования.
Следите за двойным счётом. Если замена детали уже включена в стоимость сервисной работы, повторно добавлять её отдельной строкой не нужно. То же относится к расходам на простой: сначала определите, где именно они учитываются.
Не пропустите электроэнергию и рабочее время
Печатное оборудование потребляет электроэнергию во время работы и ожидания. В полной оценке эту статью нужно учитывать вместе с остальными. Если точных данных нет, обозначьте расчёт как оценочный: приблизительная величина не должна выглядеть как измеренный показатель.
Косвенные расходы связаны с организацией печати. Сотрудники меняют расходники, разбираются с неполадками, обращаются в IT-службу, заказывают материалы и повторно печатают документы. Простой техники также может отнимать рабочее время.
Для начала достаточно фиксировать повторяющиеся операции и их продолжительность. Это поможет увидеть, где возникают потери, даже если денежная оценка ещё не подготовлена. При этом бумага и расходники на перепечатку должны учитываться в своих статьях, а время сотрудника — отдельно.
Сведите данные в общую модель
Рабочая формула для выбранного периода: сумма расходов на использованные расходники, бумагу, обслуживание, ремонт, электроэнергию и учтённые операционные затраты, разделённая на соответствующий объём печати.
| Статья | Что проверить |
|---|---|
| Расходные материалы | Использованное количество и фактический ресурс, а не только закупку в запас |
| Бумага | Количество листов с учётом двусторонней печати и перепечаток |
| Сервис и ремонт | Состав работ, заменённые узлы и отсутствие повторного учёта |
| Электроэнергия | Работу и ожидание оборудования, точность исходных данных |
| Операционные затраты | Обслуживание силами сотрудников, обращения в IT, логистику и простои |
Для сравнения покупки и эксплуатации техники используют совокупную стоимость владения — TCO. Она включает также стоимость самого оборудования. Если на её основе рассчитывают стоимость страницы, затраты и объём печати должны охватывать один и тот же рассматриваемый срок.
Как использовать расчёт для снижения расходов
Начинайте с тех статей, которые заметнее всего влияют на ваш результат. Если много бумаги уходит на повторную печать, выясните причины перепечаток. Если значительны затраты времени на неполадки, изучите историю обслуживания. Контроль объёмов цветной печати, двусторонний режим и энергосбережение стоит применять с учётом задач сотрудников.
Картриджи с высоким ресурсом оценивайте по затратам на страницу, а оборудование — по полной стоимости владения и соответствию документообороту. Регулярно сопоставляйте прогноз с фактическими расходами: так расчёт станет инструментом планирования закупок, а не разовой таблицей.
Подбор расходников в Инк.Маркет
Для подбора укажите модель устройства, используемый картридж, примерный объём печати и характер документов. Передать эти сведения в Инк.Маркет можно через форму запроса цены.