Расходы на печать становятся особенно заметны, когда приходится часто менять картриджи и покупать очередную пачку бумаги. Но стоимость работы с документами зависит не только от расходников. На неё влияют выбор принтера, уход за ним, настройки задания и количество ненужных копий.
Начать стоит с простого: отделить документы, которым действительно нужны цвет и высокое качество, от внутренних материалов и черновиков. Затем проверить, что можно не печатать вовсе. Такой подход помогает экономить без ухудшения тех отпечатков, для которых качество принципиально.
Выбирайте принтер с учётом дальнейшей эксплуатации
Низкая стоимость устройства сама по себе ещё не означает экономичную печать. Если оборудование требует частого ремонта и замены деталей, первоначальная выгода может потеряться. Поэтому при выборе стоит учитывать надёжность и предполагаемый объём работы, а не только расходы на покупку.
Для больших объёмов печати имеет смысл рассмотреть надёжный лазерный принтер. Если регулярно нужны сканирование и копирование, полезно оценить МФУ: оно объединяет эти задачи в одном устройстве. При этом сам по себе набор функций не делает покупку выгодной — важно, чтобы эти функции были нужны в вашей работе.
Уход за устройством помогает избежать лишних расходов
Обслуживание — часть экономии, а не отдельная от неё задача. Размещение принтера в месте без лишней пыли, внимание к замятиям и своевременный уход помогают снизить вероятность проблем, которые приводят к ремонту.
Не следует смешивать обслуживание разных технологий печати. Очистка печатающей головки относится к струйным устройствам. В лазерном принтере используется тонер — порошок; рекомендации по работе с чернилами к нему неприменимы. Выбирайте действия по уходу с учётом своего оборудования.
Сравнивайте картриджи по затратам на страницу
При регулярной печати стоит обратить внимание на картриджи повышенной ёмкости. Они содержат больше чернил или тонера и позволяют реже менять расходник. Более высокая стоимость такого картриджа может компенсироваться меньшими затратами на страницу.
Однако обозначение XL само по себе не заменяет сравнение. Смысл выбора — сопоставить стоимость картриджа и его ресурс, а затем соотнести результат со своим объёмом печати. Если ресурс неизвестен, делать вывод об экономичности только по названию не стоит.
Практический порядок выбора:
- Определите, насколько часто вы меняете обычный картридж.
- Сравните стандартный вариант и вариант повышенной ёмкости по стоимости и указанному ресурсу.
- Оцените, насколько важно для вашей работы сократить частоту замен.
Настраивайте качество под назначение документа
Для промежуточной версии отчёта или текста на проверку не всегда нужно максимальное качество. Черновой режим предназначен для таких задач: он позволяет уменьшить расход чернил или тонера. Используйте его там, где менее насыщенный отпечаток остаётся удобным для чтения.
Перед отправкой большого задания проверьте, подходит ли результат для вашей задачи. Экономия теряет смысл, если весь документ затем приходится печатать повторно в другом режиме.
Цвет тоже стоит включать осознанно. Письмо, текстовый отчёт или рабочий список часто можно распечатать в чёрно-белом режиме. Если же цвет помогает различать данные на схеме или в презентации, сначала убедитесь, что после его отключения содержание остаётся понятным.
- Для черновика выберите экономичный режим, если он доступен.
- Для текстового документа проверьте, нужен ли цвет.
- Для итогового экземпляра установите качество, соответствующее его назначению.
- Перед запуском проверьте выбранные параметры ещё раз.
Оформление текста тоже имеет значение
Начертание шрифта влияет на расход печатающего материала. Для повседневных документов можно выбирать более тонкие начертания, сохраняя удобство чтения. Но считать конкретный шрифт гарантированно экономичным для любого документа не стоит: в исходных рекомендациях нет данных для такого сравнения.
Практический ориентир — читаемый текст без избыточно плотного оформления. Не нужно добиваться экономии ценой неудобного документа, который получателю захочется перепечатать.
Сканируйте вместо изготовления лишних копий
Перед копированием проверьте, нужен ли получателю бумажный экземпляр. Если достаточно электронного документа, можно отсканировать оригинал и передать файл. На изготовление таких копий не расходуются бумага, чернила и тонер.
Этот подход удобен и для хранения документов в цифровом виде. Особенно полезно пересмотреть привычку печатать несколько одинаковых экземпляров: иногда задача решается одной электронной копией.
Используйте обе стороны листа
Двусторонняя печать позволяет сократить количество бумаги для многостраничных документов. Если принтер поддерживает автоматический дуплекс, выберите соответствующую настройку. Если такой функции нет, можно рассмотреть ручную печать с переворотом листов.
При ручном способе сначала проверьте порядок подачи на небольшом задании. Задача — получить страницы в нужной последовательности и с правильной ориентацией текста. Ошибка при перевороте бумаги может привести к перепечатке и свести экономию на нет.
Дуплекс особенно полезен для длинных отчётов и рабочих материалов. При этом он сокращает расход листов, а не количество печатаемых страниц: эти две составляющие затрат следует оценивать отдельно.
Подбирайте бумагу под задачу
Для повседневных документов обычно достаточно обычной копировальной бумаги. Более дорогие варианты разумно оставлять для материалов, где важен внешний вид: например, листовок и брошюр. Покупать одну и ту же дорогую бумагу для всех заданий необязательно.
При большом объёме работы можно сравнивать предложения по упаковкам разного размера. Большая упаковка имеет смысл, когда её условия действительно выгоднее, а не просто потому, что в ней больше листов.
Чистую сторону ненужных черновиков можно использовать повторно для внутренних задач. Перед этим проверьте оборот: там не должно быть конфиденциальной информации. Также убедитесь, что старое содержание не помешает пользоваться новым документом.
Предварительный просмотр — последний контроль перед печатью
Проверка задания перед отправкой помогает избежать расхода бумаги и картриджа на результат, который сразу отправится в отходы. Просмотрите весь документ, а не только первую страницу.
- Убедитесь, что форматирование не нарушилось.
- Проверьте порядок страниц и расположение содержимого.
- Исключите страницы, которые не нужны на бумаге.
- Проверьте количество экземпляров.
- Сопоставьте настройки цвета, качества и двусторонней печати с задачей.
Начните с этих проверок и подходящих режимов печати. Затем оцените, нужны ли картриджи повышенной ёмкости и какие документы удобнее перевести в электронный вид. Последовательный пересмотр привычных действий полезнее, чем попытка сэкономить на каждом отпечатке независимо от его назначения.
Подбор расходников в Инк.Маркет
Если нужно подобрать расходные материалы, отправьте модель принтера или маркировку картриджа через форму запроса цены Инк.Маркет. Укажите, что хотите сравнить стандартный вариант и вариант повышенной ёмкости, если рассматриваете такой выбор.