Managed Print Services (MPS), или управляемая печать, — это когда офис перестаёт сам покупать картриджи и чинить принтеры, а отдаёт весь парк подрядчику и платит по счётчику: столько-то рублей за напечатанную страницу. Подрядчик следит за уровнем тонера, привозит расходники, обслуживает технику и присылает один счёт вместо десятка.
Звучит удобно, и для части компаний это действительно выгодно. Но решение почти всегда сводится к одной цифре — ставке за страницу. Ниже разбираем, из чего она складывается, и считаем нижнюю границу по реальным ценам нашего склада, чтобы было с чем сравнивать предложение подрядчика.
Как обычно устроен MPS
Внедрение почти у всех провайдеров выглядит одинаково:
- Аудит парка. Сколько аппаратов, каких марок, сколько печатает каждый и во что это обходится сейчас.
- Оптимизация. Часть аппаратов убирают, часть переставляют, часть меняют — под фактическую нагрузку, а не под закупки трёхлетней давности.
- Мониторинг. В сети ставится агент, который снимает уровень тонера, счётчики страниц и ошибки. Никто больше не ходит смотреть на панель принтера.
- Отчётность и расчёт. Раз в месяц — отчёт по страницам и счёт.
Четыре модели оплаты
| Модель | Что входит | Кому подходит |
|---|---|---|
| Cost per page оплата за страницу | Фиксированная цена каждой напечатанной страницы, отдельно ч/б и цвет. Обычно включает оборудование, расходники и сервис | Тем, кому нужны предсказуемые расходы, привязанные к реальному объёму печати |
| Только расходники | Клиент платит за картриджи, технику обслуживает сам | Компаниям со своим ИТ-отделом или сервисом |
| Только сервис | Фиксированная плата за обслуживание, расходники клиент покупает сам | Тем, у кого уже есть отдельный поставщик расходников |
| За устройство | Фиксированная сумма в месяц за каждый аппарат: аренда, расходники, обслуживание — по договору | Компаниям со стабильным парком, где объём печати ровный |
Чаще всего предлагают первую модель — cost per page. И именно её проще всего проверить арифметикой.
Из чего складывается ставка за страницу
В ставку подрядчик закладывает четыре вещи: расходники, сервис и запчасти, амортизацию техники и свою маржу. Единственная из них, которую вы можете посчитать сами и точно, — расходники. Это и есть нижняя граница: дешевле физической стоимости тонера печать не бывает.
Вот эта нижняя граница по популярным офисным аппаратам — цены и остатки нашего склада на день публикации:
| Аппарат | Оригинал | ₽/стр. | Совместимый | ₽/стр. |
|---|---|---|---|---|
| HP LaserJet Pro M304 / M404 / MFP M428 | CF259X ✓ в наличии 10 000 стр. · 28 555 ₽ | 2,86 ₽ | 22013645 ✓ в наличии 10 000 стр. · 1 168,09 ₽ | 0,12 ₽ |
| HP LaserJet Pro M402 / M426 | CF226X ✓ в наличии 9 000 стр. · 27 985 ₽ | 3,11 ₽ | 22013629 ✓ в наличии 9 200 стр. · 846 ₽ | 0,09 ₽ |
| HP LaserJet P2050 / P2055 | CE505X ✓ в наличии 6 500 стр. · 7 605 ₽ | 1,17 ₽ | 9990100902 ✓ в наличии 6 500 стр. · 775,67 ₽ | 0,12 ₽ |
| Kyocera ECOSYS M2040dn / M2540dn / M2640idw | 1T02S50NL0 ✓ в наличии 7 200 стр. · 9 940 ₽ | 1,38 ₽ | GG-TK1170 ✓ в наличии 7 200 стр. · 838 ₽ | 0,12 ₽ |
| Kyocera ECOSYS P2335 / M2235dn / M2835dw | 1T02VP0RU0 ✓ в наличии 3 000 стр. · 7 299,76 ₽ | 2,43 ₽ | GG-TK1200L ✓ в наличии 11 000 стр. · 1 158 ₽ | 0,11 ₽ |
Разброс получается такой: на оригинальных картриджах страница стоит от 1,17 ₽ до 3,11 ₽, на совместимых — от 0,09 ₽ до 0,12 ₽. Это только тонер, без бумаги, электричества, сервиса и барабанов там, где барабан отдельный.
Как этим пользоваться. Возьмите ставку из предложения MPS-провайдера и вычтите из неё цифру из последнего столбца по вашей модели аппарата. Остаток — это то, что вы платите за сервис, технику и маржу подрядчика. Дальше вопрос простой: столько ли стоит для вас снятая с ИТ-отдела головная боль. Иногда — да, если парк большой, разнородный и постоянно ломается. Иногда разница выходит такой, что дешевле держать полку с картриджами и вызывать инженера по факту.
Чего в этой арифметике не видно
Три вещи, которые честно портят картину «сам дешевле»:
- Ресурс в паспорте — не ваш ресурс. Заявленные 10 000 страниц считаются при заполнении листа 5 %. Если у вас таблицы, бланки с плашками или скан-копии, реальный ресурс будет заметно меньше, и ₽/стр. вырастет у любого картриджа — и у оригинального, и у совместимого.
- Барабаны, печки и ролики. В аппаратах с раздельным барабаном к стоимости страницы прибавляется драм-юнит, а после 100–200 тысяч страниц — печка и комплект роликов. В договоре MPS это обычно уже включено, в самостоятельной закупке — нет.
- Простой. Если принтер встал, а картриджа на полке нет, вы теряете не рубли за страницу, а рабочее время. Отсюда простое правило: держать один запасной картридж на каждый активно печатающий аппарат.
ПО для мониторинга: две разные вещи, которые часто путают
Если подрядчик показывает «личный кабинет с мониторингом», уточните, что именно это за система. Их два класса, и они решают разные задачи.
| Управление устройствами (DMS) | Управление печатью (PMS) | |
|---|---|---|
| Что видит | Уровень расходников, счётчики страниц, ошибки и загрузку аппаратов | То же плюс кто, что и сколько печатает |
| Что умеет | Вовремя привезти картридж и правильно выставить счёт | Ограничивать доступ к печати, ставить лимиты, разносить расходы по отделам, печать «по приходу» к аппарату |
| Кому нужно | Подрядчику, который обслуживает ваш парк | Вашему ИТ-отделу, если стоит задача сократить объём печати |
Разница практическая: если вам обещают «сократим печать на 30 %», а система умеет только считать тонер, сокращать будет нечем. И наоборот — если задача только в том, чтобы картридж приезжал вовремя, платить за полноценную PMS смысла нет.
Ещё один момент, о котором стоит спросить прямо: работает ли система с аппаратами всех марок. Собственные решения производителей (у HP своё, у Kyocera своё, у Brother своё) рассчитаны в первую очередь на их же технику. В типичном офисе, где за годы накопились HP, Canon, Kyocera и Pantum вперемешку, однобрендовая система покажет половину парка. Универсальные системы работают по протоколам SNMP и PJL и марку аппарата не спрашивают.
Что проверить в договоре
- Что именно входит в ставку: только тонер или ещё барабаны, печки, ролики и выезд инженера.
- Минимальный объём. Часто в договоре стоит минимум страниц в месяц — и вы платите за них, даже если не печатали.
- Цветная страница. Ставка на цвет обычно в разы выше, а «цветной» считается страница, где есть хоть один цветной пиксель.
- Пересмотр цены. Есть ли в договоре право поднять ставку в течение срока и на сколько.
- Что происходит при расторжении: чьи аппараты, кто их вывозит, остаётесь ли вы с парком без расходников.
- Данные. Уточните, что собирает агент в вашей сети. Нормальная практика — только телеметрия аппаратов: уровень расходников, счётчики, ошибки. Содержимое документов и имена пользователей системе мониторинга расходников не нужны.
Что можем мы
Мы не MPS-провайдер и договоров на управляемую печать не заключаем — мы держим склад расходников. Если после подсчётов вы решили, что печать выгоднее обслуживать самим, всё из таблицы выше есть у нас; ссылки в таблице ведут прямо на карточки.
Нужного картриджа не нашли — оставьте запрос, привезём под заказ. И если сомневаетесь, какой именно расходник подходит вашему аппарату, напишите модель — сверим до заказа, чтобы не покупать наугад.